Videoneuvottelu

Videoneuvottelu käytännössä

Videoneuvottelu mahdollistaa nopean tavan kommonikoida ympäri maailmaa, koska matkustaminen muutaman tunnin neuvottelujen takia useita päiviä kuluttaa niin yritysten kuin ihmistenkin resursseja. Lisäksi videoneuvotteluja voidaan käyttää mm. opetukseen, rekrytointiin ja haastatteluihin, tiedotukseen, konsultointiin, markkinointiin, sosiaaliseen kanssakäymiseen sekä moniin muihin käyttötarkoituksiin.

Monipuolisuutensa ja onnistuneen markkinoinnin vuoksi lähes joka puolella, yrityksissä ja kouluissa on nykyään videoneuvottelulaitteet tai ainakin niiden tyylisiä multimedialaitteita. Vaikka näitä laitetteita löytyy useimmista paikoista on niiden käyttö jokseenkin vähäistä, koska käyttäjät eivät ole vielä omaksuneet videoneuvottelulaitteita ja tekniikkaa niin hyvin että osaisivat hyödyntää niitä jokapäivaisessä kanssakäymisessä. Tämän takia usein kalliit multimedialaitteet ovat jääneet lähes käyttämättömiksi ja ajan mukana vanhentuneet.

Videoneuvottelulaitteita voidaan asentaa yrityksen paikallisyksiköihin helpottamaan esim. koulutusta tai huoltotöitä. Asentajia voidaan opastaa kriittisten vaiheiden ylitse ja seurata prosessin kulkua tosiajassa. Piirroksia ja muita asiakirjoja voidaan jakaa ja päivittää. Insinöörit eri suunnittelupisteissä voivat neuvotella suunnitelmista jo varhaisessa vaiheessa. Korkearesoluutioisia CAD-kuvia voidaan lähettää videoneuvottelun taustalla nopean tiedostonsiirto-ominaisuuden ansiosta. Osapuolet voivat avata saman CAD-tiedoston ja keskustella yksityiskohdista silmätysten. Malleja ja prototyyppejä voidaan näyttää kameralla. Raskaita PowerPoint presentaatioita voidaan esittää videomuuntimen avulla reaaliajassa. Nämä mahdollisuudet nopeuttavat huomattavasti tuotekehitys-, suunnittelu- ja markkinointiprosesseja. Nopeus tuo lisää kilpailukykyä.

Mutta onko videoneuvotottelun käyttö niin helppoa ja toimivaa kuin annetaan ymmärtää? Jotta sitä voisi käyttää tehokkaana työkaluna tulee tietää, kuinka käyttää sitä eri tarkoituksiin mahdollisimman tehokkaasti ja joustavasti. Tärkeää on myös tietää mitä vaatimuksia eri sovellutukset asettavat eri laitteille ja ympäristöille.

Mitä hyötyä videoneuvottelusta voi olla

Videoneuvottelu voi auttaa lisäämään tuottavuutta ja suoranaista tuottoa esimerkiksi:

lisäämällä työskentelysi tehokkuutta ja vähentämällä toiminnasta aiheutuvia turhia kuluja
parantamalla yrityksesi työntekijöiden osallistumismahdollisuuksia varmistamalla nopea ja tehokas päätöksentekoprosessi
nopeuttamalla tuotteesi pääsyä markkinoille
vähentämällä uuden tuotteen tuotekehityskustannuksia
vähentämällä yrityksesi avainhenkilöiden matkustuskustannuksia

Videoneuvottelun heikkoja ominaisuuksia

nternetin kautta tapahtuvan videoneuvottelun suurin ongelma on tällä hetkellä pakettimuotoisessa tiedonsiirtokäytännössä, sillä internetin tiedonsiirtokapasiteetti riittää nykymuodossaan siirtämään videota ainoastaan 1-2 ruutua sekunnissa, mikä on videoneuvottelulle aivan liian vähän. Minimivaatimuksena voidaan pitää 12/15 ruutua sekunnissa CIF (Common Intermediate Format) koossa, mutta korkealaatuisessa videoneuvottelussa edellytetään kuitenkin 25/30 ruutua sekunnissa. Myöskään Internetissä ei voida taata isokroonista tiedonsiirtoa. Kun Internetin teknologia kehittyy ja siirtokyky kasvaa joskus tulevaisuudessa, voidaan oikeata videoneuvotteluakin ryhtyä hyödyntämään. Tällä hetkellä Internet-yhteyksiä ei voida käyttää vakavamieliseen videoneuvotteluun. Sen sijaan samaa TCP/IP tiedonsiirtoprotokollaa käyttävää LAN lähiverkkoa voidaan mainiosti käyttää videoneuvotteluun.

Ensikontaktien luominen eri osapuolten välillä ovat vielä hankalasti korvattavissa etämuotoisesti, sillä liiketoiminnassa osapuolet haluavat tavata toisensa henkilökohtaisesti. Sillä tällä tavoin heille jää parempi kuva toisesta osapuolesta. Videoneuvottelut onkin parhaimmillaan toisensa jo entuudestaan tuntevien osapuolten välillä, poistaen maantieteellisen etäisyyden merkityksen kommunikaatiossa.